Předmluva

Na každého, kdo vede správní řízení, čeká celá řada úskalí a legislativních smyček, které si mnohdy i navzájem odporují. Cílem programu ESPI 8 je především pomoci uživateli orientovat se ve správních řízeních, protože právě orientace v již vedených nebo ukončených správních řízeních může zásadním způsobem ovlivnit další postup správního orgánu. Při vytváření programu ESPI 8 bylo nutné připravit se na základní podmínky, ve kterých se uživatel musí denně pohybovat. Bylo též pečlivě váženo vše, co je třeba zohlednit v nelehkém správním rozhodování. Věříme, že kompromisy, ke kterým jsme při tvorbě programu ESPI 8 přistoupili, přijme uživatel s pochopením. Limitující podmínky dané legislativou:

• uživatel musí evidovat spis, o kterém v době zápisu do evidence ještě neví, zda bude součástí správního řízení či nikoliv;
• pokud uživatel rozhodne, že spis ve správním řízení nebude projednávat a změní se okolnosti, musí řešit, jak spis dodatečně zařadit do evidence správních rozhodnutí. V opačném případě musí řešit způsob vyjmutí spisu z evidence správních rozhodnutí;
• uživatel musí evidovat spis a v době zápisu do evidence ještě neví, kdo bude účastníkem řízení;
• uživatel musí evidovat spis a v době zápisu do evidence ještě neví, co bude předmětem řízení (např. z podání účastníka řízení to není jednoznačně patrno);
• uživatel musí evidovat spis a v době zápisu do evidence ještě nezná číslo jednací spisu (např. nebylo spisovnou úřadu ještě přiděleno);
• uživatel musí pro potřeby ústředních orgánů státní správy hlásit nejrůznější statistické výkazy s požadavkem zohlednění specifických parametrů, které v době zápisu do evidence správních rozhodnutí ještě nebyly známy a nikdo je proto v době projednávání správního řízení samostatně nesledoval;
• uživatel musí evidovat spis týkající se více oblastí (nejenom problematiky odpadů, ale např. IPPC);
• výklad vyplňování některých údajů z evidence správních řízení se v časové řadě mění a způsob vyplňování údajů se liší;
• výklad vyplňování některých údajů z evidence správních řízení neexistuje a způsob vyplňování údajů není znám;
• evidence správních řízení podléhá režimu více souvisejících předpisů, které ale tutéž věc řeší odlišně;

S programem ESPI 8 se snažíme předložit uživateli datový model, který umožňuje splňovat požadavky vyplývající ze současné legislativy. Na výrazné změny příslušných zákonů nebo na změny výkladů některých prováděcích předpisů jsme připraveni program ESPI 8 přizpůsobit tak, aby vždy vyhovoval aktuální situaci. Aby měl uživatel při vedení správních řízení k dispozici podklady ke svému rozhodování a mohl tak např. analyzovat data o komoditách, které jsou předmětem správního řízení, propojili jsme program ESPI 8 s programem EVI 8, jenž umožňuje evidovat údaje o zařízení, odpadech, přepravě nebezpečných odpadů apod.   Pokud by uživatel chtěl přispět svým poznatkem nebo nápadem k vylepšení programu ESPI 8, rádi se s jeho názorem seznámíme.

Začínáme s databázovou aplikací

Před tím, než vás seznámíme s programem ESPI 8, uvedeme zde několik poznámek, především pro ty uživatele, kteří si na databázové aplikace teprve zvykají.

Pojem „Aplikace typu klient-server"

Aplikace ESPI 8 představuje ve skutečnosti programy dva. První program (FBserver.exe – strana serveru) se spouští většinou automaticky po přihlášení do operačního systému Windows a zajišťuje správu databáze. Druhý program (espi8.exe – strana klienta) se spouští pomocí zástupce na ploše nebo z nabídky „Start" ve Windows a představuje vlastní uživatelské prostředí. Přítomnost obou programů je nezbytná.
Strana serveru
Běžící server snadno rozpoznáte přítomností ikony v pravé části stavového řádku nebo jako proces "fbserver.exe" zobrazený ve "Správci úloh". Správa všech údajů (dat) se odehrává v tzv. databázi, kterou obsluhuje právě databázový server. Údaje v databázi jsou členěny do tabulek obsahujících vždy určitý druh informací (Existuje například tabulka subjektů, odpadů, zařízení, PSČ apod.). Server může komunikovat i s několika stovkami různých klientů najednou.

Strana klienta
Program – databázová aplikace představuje uživatelský nástroj umožňující vkládání, odstraňování i změnu jednotlivých dat a následné zobrazování údajů v různých přehledech a tiskových sestavách.

Tři možné způsoby zadávání příkazů v programu

V případě vkládání nového záznamu do databáze i při všech ostatních základních operacích nabízí program tři možnosti, jak tak učinit:
Tlačítkem (ikonou) – Každý editor obsahuje v horním menu sadu ikon, které umožňují spouštět nejdůležitější funkce.
Příkazem v menu – Podle příslušného editoru se upravuje i horní lištová nabídka aplikace.
Klávesová zkratka – Pro některé příkazy je v horním lištovém menu zobrazena i tzv. klávesová zkratka. (Např. klávesou Insert vložíte nový záznam do databáze apod.).

Základní databázové operace

Mezi základní databázové operace patří tyto funkce:

Pravidla při pořizování jednotlivých údajů

Aby záznamy vkládané do databáze byly smysluplné, musí údaje v nich obsažené splňovat vždy určitá kritéria:

• Jedinečnost a povinnost klíčových údajů – Každý důležitý záznam (subjekty, spisy aj.) musí mít vždy přiřazen resp. vyplněn jednoznačný kód (IČ, Identifikační kód zařízení, ID spisu, ID ustanovení apod.). Proto nelze např. do adresáře subjektů zapsat dvě sídla firem se shodným IČ.
• Referenční integrita dat – Některé tabulky jsou mezi sebou logicky provázány. Je proto nezbytné, aby údaje, přes které je tato vazba realizována, nabývaly určitých hodnot. Vyčerpávajícím příkladem takové integrity dat je záznam o spisu. Ten zahrnuje údaje datum, číslo jednací, věc, ukládací znak apod. Datum nebo údaj číslo jednací je omezen pouze formátem. Položka jako je např. ukládací znak je však v programu přesně vytyčena. Její povolená hodnota je již zavedená v jiné tabulce tzv. číselníku. Takže zatímco do poznámky lze zapsat libovolný text, do položky ukládací znak jen takový kód, který je obsažený v příslušné tabulce (specifikace skartace a archivace). Jednotlivé číselníky jsou v celém programu přístupné po stisknutí ikony  nebo klávesy F9.
• Transakční přístup – Některé operace jako je  např. import či export jsou časově náročné. Aby nedošlo k narušení dat, např. přihráním nebo vygenerováním pouze části údajů z důvodu výpadku el. proudu, jsou tyto operace ošetřeny tak, že se případná změna v databázi projeví až na samotném závěru prováděné transakce.
• Správa uživatelů – Pokud program využívá více uživatelů, je vhodné každému z nich přiřadit konkrétní jméno, heslo a oprávnění. Každý záznam je pak v databázi označen datem zápisu a jménem uživatele.

Ovládání programu

Program ESPI 8 se spouští pomocí ikony vytvořené po instalaci přímo na ploše Windows nebo ze složky INISOFT software, která je standardně umístěna v nabídce Start ve Windows - sekce Programy. Po nainstalování program funguje jako demoverze. Pro získání plné verze musíte program zaregistrovat.  
Program lze ovládat pomocí myši (ikony, tlačítka), z lištového menu nebo z klávesnice. Při použití myši se po najetí na tlačítko nebo ikonu objeví tzv. bublinová nápověda.  Pro vyvolání speciálních funkcí z klávesnice slouží funkční klávesy F1 až F12 nebo kombinace těchto kláves s klávesami Ctrl, Alt a Shift. 

Význam nejdůležitějších funkcí v programu:

Třídění — Údaje zanesené do tabulky subjektů (organizací), spisů aj. lze pro snadnější orientaci třídit podle položek zobrazených v seznamu. Kliknutím myši na příslušný název položky v záhlaví seznamu (vysvítí se modře) provedete třídění podle této položky. Dále zde platí tzv. posloupnost třídění. Jestliže kliknete v záhlaví seznamu na více položek (např. na název, ulici, obec subjektu), setřídí se seznam podle těchto položek v daném pořadí.