Pravidla pro pořizování dat
Aby záznamy vkládané do databáze byly smysluplné, musí údaje v nich obsažené splňovat vždy určitá kritéria:
Jedinečnost a povinnost klíčových údajů
Každý důležitý záznam (subjekty, povolené odpady, služby, smlouvy, zakázky aj.) musí mít vždy přiřazen resp. vyplněn jednoznačný kód (IČO, RZ, katalogové číslo, kategorie apod.). Proto nelze např. do adresáře subjektů zapsat dvě sídla firem se shodným IČO nebo do tabulky povolených odpadů dva stejné odpady. Povinné položky jsou v editačních formulářích označeny žlutě (tuto barvu lze uživatelsky změnit v Možnostech programu).
Referenční integrita dat
Některé tabulky jsou mezi sebou logicky provázány. Je proto nezbytné, aby údaje, přes které je tato vazba realizována, nabývaly určitých hodnot. Vyčerpávajícím příkladem takové integrity dat je záznam o odpadu. Ten zahrnuje údaje datum, katalogové číslo, hmotnost, kód nakládání, popř. partnerskou organizaci. Datum nebo údaj množství je omezen pouze formátem a hodnotou většinou měřitelné veličiny. Položky katalogové číslo, kód nakládání apod. jsou však v programu přesně vytyčeny. Jejich povolené hodnoty jsou již zavedené v jiných tabulkách v tzv. číselnících. Takže zatímco do poznámky lze zapsat libovolný text, do položky katalogové číslo odpadu jen takový kód, který je obsažený v tabulce povolených odpadů resp. v katalogu odpadů. Jednotlivé číselníky jsou v celém programu přístupné po stisknutí ikony 
nebo klávesy F9.
Transakční přístup
Některé operace jako je import, archivace atd. jsou časově náročné. Aby nedošlo k narušení dat např. přihráním nebo vygenerováním pouze části údajů z důvodu výpadku el. proudu, jsou tyto operace ošetřeny tak, že se případná změna v databázi projeví až na samotném závěru prováděné transakce.
Správa uživatelů
Pokud program využívá více uživatelů, je vhodné každému z nich přiřadit konkrétní jméno a heslo. Každý záznam ve vybraných tabulkách je pak v databázi označen datem a časem poslední úpravy, a jménem uživatele, který úpravu provedl.
Funkci Nastavení uživatelů a práv spustíte buď z hlavního menu (Program - Uživatelé - Nastavení uživatelů a práv) nebo ze svislého navigačního menu pod záložkou Uživatelé. Po jejím spuštění se vyvolá konfigurační okno, kde je možné přidávat, mazat a editovat uživatele a skupiny, pro tyto skupiny nastavit určitá omezení a přidáním uživatele do skupiny (či více skupin) na něj aplikovat tato omezení. Pokud je uživatel členem více skupin, omezení práv se sčítají (aplikují se všechna omezení všech skupin, jichž je daný uživatel členem).
Změnu hesla uživatele, přepnutí uživatele najdete také v hlavním i svislém menu pod záložkou Uživatelé. Přepnutí uživatele lze také vyvolat ze stavového řádku kliknutím na aktuálně přihlášeného uživatele. V hlavním lištovém menu (Program - Uživatelé) dále najdete možnost tisku omezení práv pro aktuálně přihlášeného uživatele a také možnost zobrazení detailního výpisu aktuálně přihlášených uživatelů. Tato možnost najde své využití při síťovém provozu. (Poznámka: Při nekorektním ukončení programu SKLAD nedojde k odhlášení uživatele, a proto někdy tento přehled zobrazuje i tyto nekorektně odhlášené uživatele jako stále přihlášené. Tyto položky lze z přehledu odstranit ručně.
Práce s daty, třídění a filtrování záznamů
Základní databázové operace
Mezi základní databázové operace patří tyto funkce:
Ikona | Klávesa | Popis funkce |
|---|---|---|
| Insert | Vložení nového záznamu. |
| F4 | Úprava již existujícího záznamu. |
| F2 | Kopie vybraného záznamu. |
| F3 | Hledání záznamu podle setříděné položky. |
| Delete | Odstranění existujícího záznamu. |
| F5 | Obnovení přehledu – Pokud vlastníte síťovou verzi programu, je pravděpodobné, že k datům přistupuje v daném okamžiku více uživatelů. Tímto tlačítkem zaktualizujete údaje v právě zobrazeném přehledu/editoru. Můžete si tak např. prohlédnout, jaké změny v databázi provedl váš kolega. |
Období
Všechny přehledy zobrazují údaje platné pro nastavené období. Tím uživatel určí, za které období chce zobrazovat záznamy, čímž samozřejmě ovlivní množství zobrazovaných dat a také dobu odezvy programu (to platí především u rozsáhlých databází).
Funkci Změna období můžete vyvolat z hlavního menu, z navigačního menu nebo přes stavový řádek.
Pro lepší orientaci v okně přehledu nabízí program možnost setřídit záznamy v gridu podle nejrůznějších kritérií. Pro setřídění záznamů podle vybraného sloupce přehledu je potřeba kliknout na políčko s názvem požadovaného sloupce. Název sloupce změní barvu na modrou a záznamy se vzestupně setřídí. Pokud na toto políčko kliknete podruhé, záznamy se setřídí opačně (sestupně). Tento stav indikuje malá šipka vedle názvu sloupce. Funkce třídění je 3-stupňová, což znamená, že si program pamatuje 2 poslední třídící kritéria a k aktuálně vybranému třídícímu kritériu „dotřiďuje" záznamy podle těchto kritérií.
V některých přehledech je také možné záznamy filtrovat podle vámi vybraných kritérií. Tato funkce je dostupná z nástrojové lišty ikon tlačítkem 
nebo stiskem klávesy F10.
Hledání záznamů
Každý přehled, seznam či číselník v programu obsahuje ikonu pro rychlé vyhledávání údajů 
. Hledání se provádí vždy v kolonce, podle které je celý seznam (přehled) setříděn. Tato kolonka se od ostatních liší tím, že její záhlaví má odlišnou (modrou) barvu. Vyhledávat v setříděné kolonce můžete pomocí tzv. rychlého zástřelu, kdy hledaný text zapisujete přímo na klávesnici; tento text se zobrazí v záhlaví místo názvu kolonky a kurzor se v seznamu automaticky přemístí na položku, která odpovídá hledanému textu. Další možností je využití funkce Hledání F3, kde hledaný text napíšete do dialogového okna:
Fulltextové vyhledávání
umožňuje v setříděné kolonce najít záznam, ve kterém je hledaný text pouze obsažen. Např. pokud budete vyhledávat subjekt s názvem František Novák, můžete pomocí této funkce zadat v hledaném textu pouze "Novák" apod. Opakovaný stisk Ctrl+F3 následně umožňuje přemisťování po položkách, které hledaný text obsahují
