Centrální adresář subjektů
Prvním krokem v programu by mělo být vytvoření adresáře všech organizací (producentů, partnerských firem atd.). To znamená, že v programu vyplníte svou firmu resp. provozovny nebo organizace, za které budete vést evidenci a dále všechny subjekty, které mají s vámi nějaký partnerský vztah. Adresář subjektů je v programu OBAL 8 a EVI 8 společný. Případné změny se tak automaticky projeví v obou programech.
Stručný popis postupu při vytváření adresáře subjektů
Po stisknutí ikony s názvem SUBJEKTY na svislé liště programu se zobrazí adresář, kam se zapisují:
sídla a provozovny subjektů (typ subjektu = firma, obec, zahraniční subjekt) nejlépe podle obchodního rejstříku, eventuelně podle průkazu živnostenského oprávnění (živnostenský list nebo koncese);
konkrétní osoby (typ subjektu = občan bez IČ = fyzická nepodnikající osoba).
Jeden záznam v adresáři subjektů představuje konkrétní provozovnu (popř. osobu). Pokud se jedná o sídlo společnosti, musí být údaj „číslo provozovny“ vyplněno nulovou hodnotou („0“).
Číselník obalů
Dalším krokem v programu před vlastním zahájením vytváření evidence obalů je naplnění tzv. číselníku obalů. V tomto číselníku lze nadefinovat tzv. směsné obaly – jednosložkové a vícesložkové. Každý obal obsahuje tzv. hlavičku obalu, u které je nutné vyplnit jedinečný název obalu, přepočtový koeficient mezi libovolnou jednotkou (ks, m3, q, l atd.) a tunou a dále alespoň jednu složku obalového materiálu. Zjednodušeně řečeno přepočtový koeficient = váha 1 kusu obalu v tunách. Ostatní položky jsou nepovinné. U jednotlivých složek obalového materiálu lze nadefinovat položky, které jsou následně důležité, pokud vytváříte čtvrtletní výkazy pro autorizovanou společnost EKO-KOM a.s.
Vlastní vedení evidence obalů
Jednotlivé záznamy se do evidence řadí chronologicky. Nezáleží proto na pořadí zápisu. Každý záznam obsahuje základní údaje potřebné pro splnění zákonných povinností. Bez jejich vyplnění nelze nový záznam uložit. Ostatní údaje jsou nepovinné. Pro kvalitnější přehledy a výstupní tiskové sestavy je však doporučujeme také vyplňovat.
Uvedení obalu na trh / do oběhu
Po naplnění číselníku obalů a seznamu subjektů lze zahájit evidenci obalů. Ta se vytváří vždy u aktuálně nastaveného subjektu. Evidenci můžete vést hromadně v rámci celé organizace nebo selektivně za každou provozní jednotku či závod (Pozn.: Zákonné výkazy a hlášení se vždy automaticky tisknou za celou organizaci, kterou máte vybranou kurzorem.).
Při vkládání nového záznamu do evidence se automaticky nabídne dnešní datum (pokud není v parametrech programu nastaveno jinak). Typ obalu se vyplňuje pomocí číselníku obalů, který se nabízí automaticky. Množství lze zadávat v obvyklých jednotkách. U každého příslušného pole se zobrazuje koeficient přepočtu na hmotnost v tunách. Po vložení hodnoty se automaticky provede přepočet.
Zpětný odběr
Zpětný odběr se stejně jako evidence obalů vytváří u aktuálně nastaveného subjektu. Jednotlivé záznamy lze zapisovat hromadně v rámci celé organizace nebo selektivně za každou provozní jednotku či závod (Pozn.: Zákonné výkazy a hlášení se vždy tisknou za celou organizaci).
Při vkládání nového záznamu se nabídne dnešní datum (pokud není v parametrech programu nastaveno jinak). Typ obalu se vyplňuje pomocí číselníku obalů, který se nabízí automaticky. Množství lze zadávat v obvyklých jednotkách. U každého příslušného pole se zobrazuje koeficient přepočtu na hmotnost v tunách. U zpětného odběru se dále sleduje využití/odstranění obalů konkrétním způsobem (recyklací, organickou recyklací, energetické využití, jiné odstranění). Pro jednotlivé způsoby využití/odstranění lze zvolit i partnerský subjekt (spolupracující oprávněná osoba podle zákona o odpadech).
Tvorba hlášení o obalech
Zadané údaje v evidenci obalů lze předávat každoročně Ministerstvu životního prostředí vždy nejpozději do 15.2. pomocí exportu dat a odeslání do integrovaného systému plnění ohlašovacích povinností (ISPOP), nebo čtvrtletně autorizované společnosti EKO-KOM a.s pomocí exportu dat do speciálních formulářů, které si společnost EKO-KOM a. s. pro tyto účely vytvořila.