Modul Elektronická fakturace - popis funkcionality

Nový modul programu SKLAD Odpadů 8 - modul Elektronická fakturace umožňuje uživatelům:

• tvorbu faktur v elektronické podobě ve formátu PDF
• možnost připojení elektronického podpisu
• ukládání faktur do databáze programu SKLAD Odpadů 8
• odeslání faktur na předem definované e-mailové adresy klientů
• ruční nebo automatické odesílání faktur po vygenerování
• odesílání faktur jednorázově nebo hromadně
• zálohování odeslaných faktur na lokální nebo síťové úložiště 
• nástroj pro vyhledávání, filtrování a rychlý náhled elektronicky vystavených faktur

Důležitá upozornění:

• Modul Elektronická fakturace je dostupný v programu od verze 8.6.8.1.
• Veškerá zde popisovaná funkcionalita vyžaduje zakoupený a zaregistrovaný modul Elektronická fakturace v programu SKLAD Odpadů 8.
• Vygenerované elektronické faktury jsou ukládány v souborové podobě do přílohové databáze DBFILE.IDB, která je umístěna ve stejné složce, jako hlavní databáze DBINI.GDB. Pokud tedy dochází k přenosu hlavní databáze DBINI.GDB na jiné PC (server), je třeba přenést spolu s ní také přílohovou databázi DBFILE.IDB, aby již vygenerované elektronické faktury byly i po přenosu na jiné PC (server) z programu SKLAD Odpadů 8 přístupné! 
• Dle aktuálně platné legislativy je třeba souhlas partnera s vystavením / doručováním elektronických faktur.
  • Doporučené je evidovat písemný souhlas partnera, obecně se má za to, že za souhlas lze považovat i úhradu elektronické faktury (ale to nemá oporu v platné legislativě ČR).
• PDF tiskárna - pro tvorbu PDF faktur je nutné mít nainstalovanou virtuální PDF tiskárnu, tato virtuální tiskárna je instalována programem PDF Creator. Vlastní tvorba PDF faktur bude funkční pouze s programem PDFCreator ve verzi 1.7.0. Tento program lze stáhnou na našich webových stránkách.

Jak nastavit modul Elektronická fakturace

Nastavení subjektů

Nejdříve se musí povolit tvorba a zasílání elektronických faktur u jednotlivých subjektů (komu se má zasílat Elektronická faktura). V číselníku subjektů se zvolí změna záznamu subjektu (F4) u kurzorem vybraného subjektu, následně na záložce El. fakturace se povolí Elektronická fakturace, formát e-faktury a adresa pro odeslání. Je možné zadat více příjemců, pro oddělení jednotlivých emailových adres použijte čárku nebo středník.

U subjektů typu sídlo je dostupná funkce Provozovny (). Tato funkce rozkopíruje nastavení elektronické fakturace u tohoto subjektu (sídla) na všechny provozovny se stejným IČO.

Pravidla pro odesílání elektronických faktur

Jak otevřít parametry elektonické fakturace

Nastavení pravidel pro odesílání elelektronické fakturace je možné otevřít z Možností programu, volbou Parametry elektronického odesílání.

Nebo z Přehledu vydaných faktur.

Parametry elektonické fakturace

Vlastní parametry elektronické fakturace se dělí na čtyři základní oblasti nastavení.

Oblast 1 - přehled zasílacích pravidel

Obsahuje přehled vytvořených zasílacích pravidel, kde je možné vytvářet nové, měnit nebo mazat již vytvořené zasílací pravidla.

Obvykle bude třeba vytvořit pouze jediné (univerzální) pravidlo s parametry pro zasílání elektronických faktur, v případě potřeby je ale možné vytvořit různá pravidla se specifickými parametry generování a odesílání pro jednotlivé uživatele nebo skladová místa.

Tento přehled obsahuje následující ovládací prvky.

ikona	klávesová zkratka	popis
	Insert	pořízení nového pravidla
	F4	změna kurzorem vybraného pravidla
	Delete	smazání kurzorem vybraného pravidla
	F5	zobrazení aktuálního stavu (tzv. refresh, obnovení)

V případě, že je definováno více pravidel s parametry pro generování a odesílání elektronických faktur, nejdříve se aplikuje pravidlo s nejvyšší prioritou pro daného uživatele nebo skladové místo.

Pořadí priorit je následující (1 = nejvyšší priorita, 4 = nejnižší priorita) :

1. pravidlo s vazbou na konkrétního uživatele a konkrétní skladové místo
2. pravidlo s vazbou na konkrétního uživatele
3. pravidlo s vazbou na konkrétní skladové místo
4. obecné pravidlo bez vazby na konkrétního uživatele nebo skladové místo

Oblast 2 - obecné nastavení

Nastavení je vázáno na skladové místo / Nastavení je vázáno na  uživatele

V obecném nastavení můžeme definovat, zda bude pravidlo omezené na skladové místo nebo konkrétního uživatele. Pokud bude pravidlo bez omezení, tak se první dvě možností nezaškrtávají.

Povolit elektronickou fakturaci - povolením elektronické fakturace se celé pravidlo začne uplatňovat. Založeno může být více zasílacích pravidel, díky této volbě můžou být aktivní pouze vybrané.

PDF tiskárna - do tofoto pole je nutné vložit název virtuální PDF tiskárny - PDFCreator. Vlastní tvorba PDF faktur bude funkční pouze s programem PDFCreator ve verzi 1.7.0. Tento program lze stáhnou na našich webových stránkách.

Automaticky odesílat elektronickou fakturu po vygenerování - tato volba umožňuje po vygenerování faktury (tj. v rámci individuálního nebo hromadného generování faktur v programu SKLAD Odpadů 8) automatické odeslání elektronické faktury na emailové adresy, dle vybraného subjektu.

Automaticky ukládat odeslané elektronické faktury do umístění - po odeslání faktury dojde k automatické archivaci odeslané elektronické faktury  do zvoleného umístění.

Oblast 3 - podpisové certifikáty

V této oblasti je možné vybrat podpisové certifikáty, které se následně použijí pro elektronické zabezpeční generované a odesílané elektronické (PDF) faktury (tzv. elektronický podpis). Lze vybrat již nainstalovaný certifikát v operačním systému Windows nebo souborový certifikát (tj, certifikát vyexportovaný do souboru, včetně soukromého klíče).

Oblast 4 - nastavení SMTP serveru

Pro správné odesílání elektronických faktur je nutné vyplnit nastavení SMTP serveru (SMTP server, port, login, heslo a výběr šifrování).

Adresa odesílatele - e-mailová adresa odesílatele, která co se bude zobrazovat příjemcům e-mailů s el. fakturami. 

Kopie zprávy - umožňuje automatické zasílání kopie e-mailů s elektronickými fakturami na vybrané emailové adresy, například na vlastní účetní oddělení. 

• Důrazně doporučujeme toto pole vyplnit vlastní požadovanou e-mailovou adresou, na které budou "archivovány" všechny kopie e-mailů s odeslanými elektronickými fakturami (pro interní potřeby, zpětnou kontrolu apod.)

Předmět zprávy - vyplní se požadovaný předmět e-mailu.

• do předmětu zprávy lze zadat funkci: #CIS_FAK#, funkce v každém odeslaném emailu dosadí odpovídající číslo odesílané elektronické faktury.

Text zprávy - vyplní se požadovaný text e-mailu.

• do textu zprávy lze zadat funkci: #CIS_FAK#, funkce v každém odeslaném emailu dosadí odpovídající číslo odesílané elektronické faktury.

Jak odeslat fakturu v PDF

Automatické odesílání - pokud je správně nasteveno automatické odesílání elektronických faktur, tak k odeslání dojde ihned po vygenerování vlastní faktury.

Ruční jednorázové generování a odeslání - . Jednorázově je možné generovat a odeslat faktury z přehledu vydaných faktur pomocí ikony Elektronická fakturace nebo z menu faktura a volbou Elektronická fakturace.  Jednorázové generování a odeslání je možné i při současně nastaveném automatickém odesílání.

Je možné odeslat pouze jednu aktuálně vybranou fakturu, označené faktury nebo všechny zobrazené faktury.

Práce s označenými fakturami je možná pouze s registrovaným modulem HROMADNÉ OPERACE.

Přehled vygenerovaných faktur

V Přehledu vydaných faktur je možné vidět stav vygenerování a odeslání elektronických faktur ve sloupci el. fak.. Zároveň je zde možnost náhledu do již vygenerovaných faktur a to pomocí ikony .

Ve filtrovacích podmínkách nad Přehledem vydaných faktur (tlačítko ) jsou přidány filtrovací podmínky, které umožní zobrazit pouze faktury, které mají vygenerovanou a/nebo odeslanou elektronickou fakturu.

Přehled již vytvořených faktur () - tento náhled zobrazuje všechny vygenerované elektronické vygenerované faktury k dané faktuře v programu Sklad odpadů 8. Ve sloupci aktuální je informace o poslední (tedy aktuální) verzi vygenerované elektronické faktury. Pokud byla tato elektronická faktura již odeslána, je u ní vyplněn údaj Datum odeslání. Zároveň je z tohoto přehledu možné vybranou elektronickou fakturu zobrazit nebo uložit do požadovaného umístění.

Tento přehled obsahuje následující ovládací prvky.

ikona	klávesová zkratka	popis
	Insert	vložení nového souboru k faktuře
	bez kl. zkratky	náhled na uložený soubor
	F4	změna kurzorem vybraného souboru, vygenerované elektronické PDF faktury není možné editovat
	Delete	smazání kurzorem vybraného souboru
	bez kl. zkratky	uložení kurzorem vybraného souboru
	bez kl. zkratky	filtr, který zobrazí pouze faktury s příznakem aktuální