Tato funkcionalita je dostupná pouze s modulem Fakturace!

Nastavení

Před používáním elektronické fakturace je nutné nastavit parametry odesílání faktur v Nastavení aplikace společně s e-mailovými adresami k subjektům.

Parametry odesílání e-mailů

Parametry odesílání e-mailů je možné definovat v Nastavení aplikace, které se nachází pod záložkou ENVITA v levém horním menu. 

V této agendě je třeba nejprve nastavit Konfiguraci SMTP (v případě, že mají e-maily odcházet automaticky - bez použití e-mailového klienta). Toto nastavení je umístěno v levém bočním menu Parametry programu - Konfigurace SMTP. 

//obr

Zde je možné nastavit všechny povinné atributy pro připojení k SMTP serveru tak, aby program mohl odesílat e-mailové zprávy automaticky bez zásahu uživatele. Pro toto nastavení je ve většině případů vhodně požádat o pomoc správce IT, nebo postupovat dle dokumentace příslušného poskytovatele e-mailového účtu.

Pro správné fungování je třeba nastavit:

• Odesílací adresa - e-mailový účet skrze který bude zpráva odeslána.
• SMTP server - poštovní server, na kterém byl zadaný účet vytvořen (např. SMTP.gmail.com).
• Port - SSL, nebo TLS port, skrze který komunikace probíhá.
• Povolit SSL šifrování - parametr, který definuje, jak bude komunikace šifrována.
• Login - přihlašovací jméno k zadanému e-mailovému účtu.
• Heslo - heslo k zadanému e-mailovému účtu.

Po zadání všech povinných údajů je možné pomocí tlačítka Odeslat testovací e-mail ověřit, zda komunikace funguje správně.

V Nastavení aplikace je možné definovat, jak budou zprávy definované a jakým způsobem budou z IS ENVITA odcházet. Toto nastavení se nachází v levém bočním menu Sklad a Obchod - Zasílání elektronických dokumentů a detailnější nastavení pod nabídkou Zasílání faktur. Všechna nastavení zde jsou platná pro aktuálně přihlášeného uživatele.

V sekci Zasílání elektronických dokumentů lze definovat způsob odesílání dokumentů. Na výběr zde je možnost odeslání pomocí výchozího e-mailového klienta (včetně možnosti odeslání bez zobrazení dialogu), nebo pomocí SMTP.

//obr

V nastavení Odesílání faktur se definuje, jak bude odeslaná zpráva vypadat.

V sekci Předmět a obsah e-mailu najdeme:

• Kopie e-mailu - e-mailová adresa, kam budou odcházet kopie zpráv pro kontrolu odeslání.
• předmět e-mailu - Hlavička zprávy, kde je možné používat tzv. proměnné hodnoty z databáze,
  • #Typ - dosadí název typu odeslaného dokladu (Faktura, Skladový doklad),
  • #Cislo - číslo odeslaného dokladu,
• Obecný text e-mailu - tělo odeslané zprávy, které bude v každé zprávě stejné.

//obr

Dále je možné v části Nastavení odeslání faktur přednastavit parametry:

• Typ sestavy faktury - typ tiskové sestavy, která bude pomocí e-mailu odeslána. Na výběr zde najdeme Faktura, nebo Faktura s přílohou.
• Zaslat e-mailem - volba, zda se má faktura odeslat, nebo nikoliv.
  • Sloučit dle e-mailu - v případě, že by se v IS ENVITA nacházelo více faktur pro jednoho partnera, sloučí aplikace PDF soubory do jedné zprávy. Pokud parametr nebude aktivní, odešle IS ENVITA pro každou fakturu v samostatném e-mailu.
• Uložit fakturu jako přílohu záznamu - uloží výsledný PDF soubor s fakturou do přílohové databáze pro pozdější nahlížení.
• Uložit do souboru - tato volba vytvoří soubor PDF do níže uvedeného umístění v počítači.
• Odznačit faktury po odeslání - zruší označení faktur (platí pro hromadné odeslání.

//obr

Evidence e-mailových adres

Pro odesílání elektronických dokumentů, jako jsou faktury, je třeba u subjektů nastavit adresy, na které mají být dokumenty zasílány.

Nejprve je nutné v agendě Subjekty, která je dostupná pod záložkou Sklad a Obchod v levém horním menu programu vyhledat partnerský subjekt, kterému bude e-mailová adresa přidělena a umístit na něj kurzor (modře označený řádek). Následně se uživatel ve spodní části Detail subjektu přepne na záložku Kontakty (pro přidělení kontaktu k vybranému subjektu), nebo na Kontakty celého IČO (kontakt bude sloužit pro všechny provozovny vybraného subjektu).

//obr

V této sekci je nutné přiřadit k vybranému subjektu kontakt, kterému budou elektronické dokumenty odesílány. To je možné provést pomocí ikony [] Přidat nový (pokud kontakt v databázi IS ENVITA ještě neexistuje), nebo [] Přidat (pro případ, kdy již kompletní kontakt v IS ENVITA je založený).

//obr+obr

Po přidání kontaktu je třeba ještě přiřadit mu příslušnou roli. To je možné provést po kliknutí na tlačítko [] Role kontaktu. Po kliknutí na ikonu se uživateli zobrazí okno, kde je možné role vybrat.

//obr

Pro potřeby odesílání elektronických faktur musí mít kontakt přiřazenou roli "Příjemce zasílaných faktur". 

Po přidělení kontaktů k subjektům a nastavení rolí již nic nebrání v odesílání faktur.

Odeslání faktur

Samotné odeslání faktur je možné provést přímo v agendě Vydané faktury, kterou je možné otevřít v levého horního menu Sklad a Obchod. V této agendě se v ikonové nabídce nachází volba [] Zaslání faktur pomocí které je možné odeslání spustit. 

Uživatel zde má možnost si před odesláním označit faktury, které chce odeslat. Po výběru požadovaných faktur k odeslání stačí rozkliknout ikonu [] a vybrat zda je požadováno odeslat pouze aktuálně vybranou fakturu, nebo všechny označené. Po výběru se uživateli zobrazí formulář s předvyplněnými údaji dle Nastavení (viz. výše), který je možné v případě potřeby změnit.

//obr

Pokud jsou všechny parametry na tomto formuláři dle požadavků uživatele, stačí kliknout na tlačítko [] OK a faktury se vygenerují a odešlou (dle nastavení programu).

V případě, že se v evidenci vydaných faktur nachází záznamy, které je možné sloučit do jedné zprávy, obrazí se uživateli dotaz, zda si přeje sloučení uskutečnit, nebo odeslat každou fakturu samostatně.

//obr

Po úspěšném odeslání se k odeslaným fakturám zapíše datum odeslání a email na který faktura odešla. Podle těchto informací je možné dále filtrovat.