Účelem konzervace je možnost uložit si aktuální podobu subjektů tak, jak byly při odeslání ročního hlášení do ISPOP, aby bylo možné si zpětně zobrazit průběžnou evidenci nebo hlášení v původní podobě, a zároveň vést průběžnou evidenci následného období po hlášení dle aktuálních údajů.
Konzervace probíhá za Vykazovací celek
V okamžiku, kdy je úspěšně odesláno hlášení do ISPOP nebo uloženo hlášení v podobě XML na disk, dojde ke konzervaci provozoven použitých v ročním hlášení do samostatné tabulky v databázi. Subjekty mohou figurovat buď jako partneři nebo evidenti.
Pokud je registrován a aktivní modul RES Plus, jsou údaje o zařízeních (název, adresa) pro hlášení použity z archivních údajů RES 12/RRRR, kde RRRR je ohlašovaný rok. Pokud modul RES Plus není aktivní, jsou všechna data zakonzervována z aktuálních subjektů.
Je zde také možnost konzervovat data o subjektech kdykoliv (i před vytvořením ročního hlášení), a to buď pouze u subjektů, které jsou součástí hlášení, nebo u všech v databázi. Při této volbě je možné vyloučit subjekty, které nejsou platné k zobrazení.
Konzervace, zobrazení dat
Výběr subjektů
Veškeré změny na subjektech provedené po odeslání ročního hlášení (tedy po konzervaci) již nemají na zakonzervovaná data vliv. Je na uživateli, zda tyto změny při opakované tvorbě (doplněného) hlášení přijme.
Pokud stejný subjekt, u kterého vznikla v datech změna, figuruje v jiném hlášení, je na to uživatel upozorněn.
Změna se aplikuje na subjekt v konzervovaných datech, ale u jiných evidentů bude označen jako neaktuální. To znamená, že subjekt byl změněn, ale změna ještě nebyla odeslána.
Pro práci s těmito změnami slouží formulář Porovnání subjektů hlášení, který lze vyvolat jak pro informační účely, tak se také automaticky aktivuje před vytvořením nového hlášení, pokud došlo k nějakým změnám v subjektech oproti zakonzervovaným datům. Tyto změny jsou v přehledu barevně zvýrazněny. Formulář obsahuje filtr, který ve výchozím stavu zobrazuje pouze změny, ale lze jej nastavit tak, aby zobrazoval všechny subjekty.
Porovnání subjektů hlášení
Ve formuláři je možné zobrazit doplňující informace, například zda se daný subjekt vyskytuje i v jiném hlášení, nebo zda byla na subjekt aplikována změna, která již byla odeslána v jiném hlášení. Rovněž je zde uvedeno, zda se změna partnerské provozovny aplikovala na všechny evidenty.
Formulář Porovnání subjektů hlášení vždy zobrazuje data o subjektu na třech řádcích. Tyto řádky obsahují informace o typu subjektu (partner nebo evident), zdroj dat (zda pocházejí z databáze RES Plus nebo ze subjektů), současný stav subjektu a další údaje. Zobrazeno je také, zda byla data zakonzervována v rámci hlášení nebo manuální konzervací. Modře zvýrazněné a podtržené texty umožňují otevřít detailní formulář, který ukazuje, u kterých evidentů hlášení je subjekt použit.